بودجه های لاغر یک رویکرد لاغر برای حاکمیت مالی است که با کاهش سربار و هزینه های مرتبط با حسابداری هزینه پروژه ، توان و بهره وری را افزایش می دهد.

هنگام اجرای چابک در مقیاس ، بسیاری از سازمان ها به سرعت متوجه می شوند که محرک چابکی تجارت از طریق توسعه لاغر با بودجه سنتی و روش های حسابداری هزینه پروژه. در نتیجه ، حرکت به سمت توسعه لاغر-و تحقق مزایای احتمالی تجاری-به طور کامل به خطر می افتد یا بدتر می شود. برای پرداختن به این مشکل ، SAFE بودجه های لاغر را به عنوان یک رویکرد لاغر به مدیریت مالی معرفی می کند.

جزئیات

هر نمونه کارها ایمن در یک بودجه تأیید شده عمل می کند ، که یک اصل اساسی حاکمیت مالی برای توسعه و استقرار راه حل های تجاری است. شکل 1 روند برنامه ریزی استراتژیک سازمانی را نشان می دهد که بودجه هر نمونه کارها را ایجاد می کند.

شکل 1. نمای کلی بودجه بندی نمونه کارها

رویکرد ایمن برای بودجه ریزی با روشهای سنتی متفاوت است. بودجه های لاغر ایمن کنترل مالی مؤثر بر همه سرمایه گذاری ها ، با سربار و اصطکاک بسیار کمتری را فراهم می کند و از توان بسیار بالاتری از کار توسعه پشتیبانی می کند. شکل 2 انتقال را نشان می دهد و سه مرحله اصلی در اجرای بودجه های لاغر را برجسته می کند.

شکل 2. حرکت از بودجه های سنتی به لاغر

مشکل حسابداری هزینه پروژه سنتی

قبل از بحث در مورد نحوه اجرای بودجه های ناب ، درک مشکلات ناشی از حسابداری هزینه پروژه سنتی بسیار مهم است.

بودجه بندی پروژه چندین چالش ایجاد می کند

شکل 3 فرایند بودجه بندی را برای اکثر شرکت ها قبل از حرکت به بودجه لاغر نشان می دهد. در این مثال ، شرکت دارای چهار مرکز هزینه متفاوت است. هر مرکز هزینه باید بودجه یا افراد (عنصر اصلی هزینه) را به یک پروژه کمک کند.

شکل 3. مدل سازی بودجه و مدل حسابداری مبتنی بر پروژه سنتی

این مدل بودجه بندی سنتی چندین مشکل ایجاد می کند:

• فرآیند بودجه بندی آهسته و پیچیده - بسیاری از پروژه های بزرگ فناوری منوط به ساختارهای سازمانی خاموش هستند ، بنابراین به مراکز هزینه های متعدد و مدیران عملکردی نیاز دارند تا یک پروژه واحد را تأمین کنند.
• تصمیمات وفاداری پایین تر-افراد و تیم ها وقتی مجبور می شوند خیلی زود در "مخروط عدم اطمینان" تصمیم بگیرند ، وقتی که کمترین میزان یادگیری رخ داده است ، تصمیمات ریز و درشتی را انتخاب می کنند. هیچ وقت و بودجه ای برای شناسایی و اعتبار سنجی فرضیات و ایجاد آزمایش هایی وجود ندارد که داده های مورد نیاز برای تعیین نحوه اجرای پروژه را ارائه می دهد.
• تیم های موقت عملکرد کلی را کاهش می دهند - افراد به صورت موقت به یک پروژه اختصاص می یابند و سپس برای انجام تکالیف آینده به یک ابتکار جدید به سیلوی عملکردی خود باز می گردند. این مانع یادگیری ، تعامل کارمندان و عملکرد کلی سازمانی می شود.
• انتظار برای متخصصان باعث تأخیر در تحویل ارزش می شود - تیم های پروژه سنتی روی مهارت های فردی تمرکز می کنند ، و معمول است که یک پروژه مسدود شود در حالی که منتظر پرسنل کلیدی با مهارت های تخصصی است. اگر یک پروژه بیشتر از آنچه که برنامه ریزی شده است - که اغلب انجام می دهد - به دنبال پروژه های دیگر حرکت می کند و باعث تاخیر بیشتر و کیفیت پایین تر می شود.
• استفاده کامل از منابع بیش از یک جریان سریع از ارزش مورد علاقه است - در جستجوی کارایی نظری ، همه به 100 ٪ ظرفیت ، اغلب به چندین پروژه اختصاص می یابد. با این حال ، Reinertsen خاطرنشان می کند که "عمل به یک فرایند توسعه محصول نزدیک به استفاده کامل یک فاجعه اقتصادی است" [2]. این فاجعه نتیجه صف های طولانی ، تأخیر در پروژه و تنوع زیاد بین پیش بینی شده و واقعی ، زمان و هزینه ها است. یک مطالعه توسط آدلر نتیجه می گیرد که "اگر مدیران نرخ استفاده از برنامه ریزی شده خود را به 80 ٪ کاهش داده بودند ، می توانستند زمان توسعه را 30 ٪ یا بیشتر کاهش دهند."[3]

مدل بودجه پروژه مانع سازگاری می شود

پس از شروع پروژه ، با تغییر نیاز به تجارت و تغییر پروژه در نتیجه ، چالش ها ادامه می یابد. با این حال ، از آنجا که بودجه و مردم برای مدت زمان پروژه ثابت هستند ، نتیجه سازمانی است که قادر به تغییر برنامه بدون سربار بودجه مجدد و اختصاص مجدد پرسنل نیست (شکل 4).

شکل 4. بودجه پروژه توانایی سازگاری با تغییر را مهار می کند

تأخیرهای پروژه اتفاق می افتد. اوضاع حتی بدتر می شود.

اغلب ، کار به دلیل یادگیری ، بینش و فرصت های جدید بیشتر از آنچه پیش بینی شده است ، طول خواهد کشید. علاوه بر این ، حتی اگر اوضاع خوب پیش برود ، ذینفعان ممکن است بیشتر از ویژگی های خاص بخواهند. بسیاری از سازمان ها تغییر را از طریق یک هیئت کنترل تغییر (CCB) مدیریت می کنند و حتی بیشتر تأخیرها و تصمیم گیری را به سر می برند. مدل پروژه همچنین مانع تغییر فرهنگی ، شفافیت و پیشرفت توسعه راه حل می شود (شکل 5).

شکل 5. هنگامی که بیش از حد اتفاق می افتد ، حسابداری پروژه و بودجه مجدد هزینه تأخیر را افزایش می دهد

هنگامی که یک برنامه به هر دلیلی غلبه می کند ، لازم است واریانس ها ، برنامه ریزی مجدد و تنظیم بودجه پس از دریافت تصویب (ها) را برای ادامه انجام دهید. مردم به پروژه های مختلف تقلید می شوند و در نتیجه تأثیرات جانبی بر پروژه های دیگر ایجاد می کنند. اکنون ، "بازی سرزنش" شروع می شود ، و مدیران پروژه را در برابر یکدیگر و مدیریت مالی در برابر تیم ها قرار می دهد. نتیجه نهایی پنهان کردن اطلاعات ، از دست دادن بهره وری و روحیه پایین تر کارمندان است.

پروژه ها می توانند نوآوری را خنثی کنند

توسعه راه حل همچنین نیاز به نوآوری دارد ، و ما نمی توانیم بدون خطرات مربوط به پذیرش نوآوری کنیم [2]. از آنجا که نوآوری حاوی درجه بالاتری از عدم اطمینان است ، تخمین این نوع پروژه ها در بهترین حالت چالش برانگیز است. در بدترین حالت ، سازمان ها تمایل دارند سرمایه گذاری در نوآوری را به حداقل برسانند و ارزش راه حل های ایجاد شده را از بین ببرند. علاوه بر این ، پشتیبانی از پروژه ای که اهداف اعلام شده آن را تحقق نمی بخشد ("یک پروژه شکست خورده") از نظر فرهنگی چالش برانگیز است ، در حالی که فکر کردن در مورد سرمایه گذاری مداوم در راه حل های نوآورانه باعث ایجاد یک ذهنیت رشد می شود که در آن فست فود برای یادگیری یکپارچه است. بشر

فراتر از حساب حسابداری هزینه پروژه با ایمن

SAFE یک رویکرد بودجه لاغر را فراهم می کند ، که باعث کاهش سربار و هزینه های مرتبط با حسابداری هزینه سنتی می شود و از طریق اصل شماره 9 ، تصمیم گیری غیرمتمرکز به مردم قدرت می دهد. با این روش جدید برای کار ، پرسنل نمونه کارها دیگر کار را برای دیگران برنامه ریزی نمی کنند و هزینه کار را با پروژه های گسسته ردیابی نمی کنند. همانطور که در زیر شرح داده شده ، سه مرحله اصلی برای بودجه لاغر وجود دارد.

1. جریان ارزش جریان ، نه پروژه ها

بودجه نمونه کارها ایمن مجموعه ای از جریان های ارزش توسعه را تأمین می کند که هر یک از آنها یک یا چند راه حل تجاری را ارائه می دهد. بنابراین ، اولین مرحله از بودجه بندی لاغر این است که به هر یک از ارزش ها بودجه داده شود همانطور که شکل 6 نشان می دهد. در حالت ایده آل ، این کار از طریق بودجه بندی مشارکتی انجام می شود ، که گروه وسیع تری از ذینفعان را در این فرآیند درگیر می کند. مجموعه ای از نگهبانان بودجه ناب با تعریف سیاست های هزینه ، دستورالعمل ها و شیوه های یک نمونه کارها خاص ، از این بودجه ها پشتیبانی می کنند. GuardRails ، مانند هر حاکمیت خوب ، باعث افزایش استقلال به جریان های ارزش می شود.

شکل 6. هر جریان ارزش بودجه عملیاتی برای افراد و منابع دیگر دارد

بودجه جریان در مقابل پروژه ها مزایای مختلفی را ارائه می دهد:

• اقتدار محتوای محلی را توانمند می کند ، که تصمیماتی را به محل زندگی اطلاعات منتقل می کند و تصمیم گیری سریعتر و بهتر را قادر می سازد
• وضوح بهبود یافته از طریق بودجه جریان ارزش
• دید بهتر به ابتکارات بزرگ تجاری و فنی (تجارت نمونه کارها و حماسه های فعال کننده) از طریق نمونه کارها Kanban
• کارگران دانش که در جریان های ارزش طولانی مدت کار می کنند نسبت به تیم های پروژه موقت کارآمدتر هستند
• خود سازماندهی اجازه می دهد تا افراد را به مهمترین کار بدون تشدید به مدیریت منتقل کنند
• مدیریت بهتر بودجه در حالی که همزمان استقلال بیشتری را برای قطارهای آزادی چابک (ARTS) و قطارهای راه حل فراهم می کند

شکل 7 نشان می دهد که در بیشتر موارد ، هزینه های افزایش برنامه (PI) ثابت یا پیش بینی آسان است. علاوه بر این ، ویژگی هایی که بیش از حد انتظار طول می کشد بودجه را تغییر نمی دهد. در نتیجه ، همه ذینفعان صرف نظر از آنچه در مورد ویژگی ها اجرا می شود ، هزینه پیش بینی شده برای دوره آینده را می دانند.

شکل 7. بودجه افزایش برنامه ثابت است

2. هدایت سرمایه گذاری توسط Horizon

درست همانطور که یک نمونه کارها مالی شخصی ، سرمایه گذاری در کلاسهای دارایی مختلف (به عنوان مثال ، سهام ، اوراق بهادار ، املاک و مستغلات) را متعادل می کند ، ایمن افق های مختلف سرمایه گذاری را متعادل می کند. این تعادل را اشتباه بگیرید ، و می توانید با سرمایه گذاری بیش از حد در امروز ، آینده را گرسنه کنید ، یا می توانید فرصت های نزدیک مدت را در حالی که پول زیادی را در آینده ریخته اید از دست دهید.

اقتباس شده ، تا حدودی ، از مدل McKinsey Horizon [4] ، سرمایه گذاری های راه حل ایمن توسط مدل Horizon در شکل 8 تخصیص هزینه را برای راه حل هایی که توسط جریان های ارزش ایجاد می شوند ، برجسته می کند. این کمک می کند تا صاحبان جریان ارزش و وفاداران تصمیمات سرمایه گذاری آگاهانه تری بگیرند و ضمن ارتقاء سلامت و رشد کلی ، به تراز کردن نمونه کارها با مضامین استراتژیک کمک می کنند.

شکل 8. مدل افق سرمایه گذاری ایمن نشان دهنده سرمایه گذاری راه حل توسط Horizon

نمای کلی از هر افق در زیر ارائه شده است.

Horizon 3 (ارزیابی): سرمایه گذاری Horizon 3 به بررسی فرصت های بالقوه جدید برای رشد سودآور در آینده ، به طور معمول طی 3-5 سال اختصاص داده شده است. اینها می توانند انواع جدیدی از راه حل ها و سایر سرمایه گذاری ها باشند که حتی می توانند تغییرات در مدل تجاری اساسی را نشان دهند. به طور کلی ، اینها فعالیتهای اکتشافی و تحقیقاتی هستند که نیاز به بودجه متوسط دارند و اغلب می توانند تا حدودی از مدل عملیاتی فعلی جدا شوند. بر این اساس ، معمولاً یک حماسه برای شروع ابتکار ایجاد می شود. اگر فرضیه حماسه درست اثبات شود ، و راه حل در حال ظهور بازده کافی قانع کننده سرمایه گذاری را فراهم می کند ، به طور معمول به افق دو ادامه می یابد.

Horizon 2 (در حال ظهور): Horizon 2 نشان دهنده سرمایه گذاری در نوید راه حل های جدید است که از Horizon سه پدید آمده است. پیش بینی می شود این سرمایه گذاری ها طی 1-2 سال آینده بازده سودآور را ارائه دهند. از آنجا که این راه حل های جدید امیدوار کننده است ، تجارت مایل است بیش از بازده فعلی سرمایه گذاری های مداوم را انجام دهد. برخی ممکن است به یک منبع Horizon One نیاز داشته باشند و باید مراقبت شود تا اطمینان حاصل شود که آنها از منابع عملیاتی مورد نیاز برای رسیدن به افق یک گرسنه نیستند. اگر تصمیم به متوقف کردن تصمیم گرفته شود ، به احتمال زیاد هنوز برخی از سرمایه گذاری های متوسط برای از بین بردن راه حل لازم است ، زیرا Horizon دو راه حل معمولاً راه خود را به اکوسیستم تجاری داخلی و خارجی تبدیل کرده اند.

Horizon 1: Horizon One منعکس کننده وضعیت مورد نظر است که در حال حاضر راه حل ها ارزش بیشتری نسبت به هزینه سرمایه گذاری فعلی دارند. این راه حل ها برای حفظ و گسترش عملکرد نیاز به سرمایه گذاری مداوم دارند. برای راحتی در استدلال در مورد این سرمایه گذاری ها ، Horizon One بیشتر به دو پروفایل تقسیم می شود:

سرمایه گذاری: این سرمایه گذاری ها منعکس کننده راه حل هایی است که نیاز به سرمایه گذاری در حال انجام دارند. این ممکن است به دلیل عدم بلوغ بازار یا راه حل ، تغییر در بازار یا فناوری یا تمایل به رشد سوخت ، مانند گرفتن سهم بازار در یک محصول با رشد سریع باشد.

استخراج: این سرمایه گذاری ها به طور معمول راه حل های پایدار را نشان می دهند که با نیاز نسبتاً کمتری به هزینه های اضافی ، ارزش زیادی را ارائه می دهند. سرمایه گذاری در این راه حل ها برای اطمینان از ادامه ارزش ، سود و جریان نقدی مدیریت می شود و بودجه راه حل های نوظهور را امکان پذیر می کند.

Horizon 0 (بازنشستگی): همه راه حل ها در نهایت با پایان زندگی مطابقت دارند. Horizon 0 منعکس کننده سرمایه گذاری مورد نیاز برای از بین بردن یک راه حل مستقر است ، که بودجه را برای سرمایه گذاری های امیدوار کننده تر در سایر افق ها آزاد می کند.

رهبران جریان ارزش باید یاد بگیرند که هر چهار افق را همزمان مدیریت کنند. از این گذشته ، جریان های ارزش باید به صورت پویا راه حل ها را تکامل دهند ، راه حل های بازنشسته را معرفی و بازنشسته کنند ، تغییرات تکنولوژیکی را مدیریت کنند و به خواسته های بازار پاسخ دهند. علاوه بر این ، به مناسبت ، جریان های کاملاً جدید باید ایجاد شوند و دیگران ممکن است بازنشسته شوند. این گزینه ها توسط نگهبان های بودجه نمونه کارها ، که به تعیین میزان سرمایه گذاری در هر افق سرمایه گذاری کمک می کنند ، اطلاع داده می شود.

3. استفاده از بودجه ریزی مشارکتی

بودجه ریزی مشارکتی ایمن (نگاه کنید به شکل 9) یک رویداد LPM است که در آن گروهی از ذینفعان تصمیم می گیرند که چگونه بودجه نمونه کارها را در راه حل ها و حماسه ها سرمایه گذاری کنند. بودجه بندی مشارکتی تضمین می کند که جریان های ارزش بودجه مورد نیاز برای پیشبرد راه حل ها را دریافت کرده و همکاری هایی را که به اندازه مناسب سرمایه گذاری ها کمک می کند و استراتژی و اجرای را تراز می کند ، ترویج می کند.

بودجه بندی مشارکتی مزایای بی شماری را ارائه می دهد:

• بینش و دیدگاه های متعدد را در اختیار رهبران قرار می دهد
• در انتخاب های دشوار بودجه ایجاد می کند
• تعامل و روحیه را بهبود می بخشد
• زمان اجرای و سربار را کاهش می دهد

در طی یک رویداد بودجه بندی مشارکتی ، ذینفعان در گروه های چهار تا هشت نفر سازماندهی می شوند. برای ارتقاء درک ، هر گروه باید ترکیبی از نقش ها را از جریان های مختلف ارزش داشته باشد. به هر شرکت کننده لیست راه حل ها و حماسه ها ، میزان بودجه سرمایه گذاری درخواست شده توسط جریان های ارزش و بخش مساوی از کل بودجه نمونه کارها داده می شود. به عنوان مثال ، یک نمونه کارها را با کل بودجه سرمایه گذاری درخواست شده 46 میلیون دلار و بودجه 40 میلیون دلار در نظر بگیرید. یک انجمن از پنج شرکت کننده 8 میلیون دلار به هر شرکت کننده اختصاص می دهد.

شرکت کنندگان به طور مشترک بودجه های فردی خود را در برابر درخواست های تحت این راهنمایی سرمایه گذاری می کنند که راه حل ها و حماسه ها به طور کلی باید به طور کامل تأمین شوند تا در زمان کامل بودن این انجمن برای بودجه واقعی در نظر گرفته شوند. از آنجا که شرکت کنندگان نمی توانند تمام موارد را تأمین کنند ، آنها باید با هم کار کنند تا بهترین سرمایه گذاری ها را شناسایی کنند. مهمتر از همه ، شرکت کنندگان از جریان های مختلف با ارزش باید به طور مشترک بودجه خود را برای حمایت از ابتکاراتی که هیچ جریان ارزش واحد نمی تواند به خودی خود تأمین کند ، جمع آوری کند. از آنجا که راه حل ها و حماسه های جزئی با بودجه کاندیدایی برای خاتمه هستند که این گروه برای تعیین بهترین سرمایه گذاری در کجا مذاکره می کنند. بحث های این همکاری به شرکت کنندگان امکان می دهد تا انتخاب هایی را انجام دهند که تحویل ارزش را در کل نمونه کارها بهینه می کند.

شکل 9. بررسی اجمالی بودجه بندی مشارکتی

در طول انجمن های بودجه بندی مشارکتی ، تیم ها در مورد میزان انتخاب انتخاب خود به نگهبان های افق سرمایه گذاری و تنظیم سرمایه گذاری های خود در مورد آنها بحث می کنند. انجمن ها همچنین تیم ها را قادر می سازند توصیه هایی را ارائه دهند که می توانند سرمایه گذاری را در یک راه حل یا حماسه ای که منعکس کننده خرد و تجربه تیم است ، افزایش یا کاهش دهد.

نتایج چندین انجمن مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد و LPM هرگونه تعدیل مورد نیاز در بودجه جریان ارزش را در تراز با بودجه توافق شده نهایی می کند.

بیشتر بدانید

[1] با تشکر ویژه از رامی سیرکیا و مایریت لانتی برای یک مقاله سفید اصلی در مورد این موضوع ، که می توانید در اینجا پیدا کنید.

[2] Reinertsen ، Don. اصول جریان توسعه محصول: توسعه محصول لاغر نسل دوم. انتشارات Celeritas ، 2009.

[4] بغای ، مهداد و استیو کولی. کیمیاگری رشد: بینش های عملی برای ساختن شرکت ماندگار. کتابهای اساسی ، 2000.

آخرین بروزرسانی: 10 فوریه 2021

اطلاعات موجود در این صفحه © 2010-2022 Scaled Agile ، Inc. است و توسط قوانین کپی رایت ایالات متحده و بین المللی محافظت می شود. نه تصاویر و نه متن را نمی توان از این سایت کپی کرد بدون اینکه مجوز کتبی از دارنده حق چاپ باشد. چارچوب چابک مقیاس پذیر و ایمن علائم تجاری ثبت شده از مقیاس Agile ، Inc. لطفاً به سؤالات متداول مجوز مراجعه کرده و برای مجوزها با ما تماس بگیرید.